「見積もりを作るのが、とにかくめんどくさい」
営業をしていると、一度はこう思ったことがあるのではないでしょうか。商談はうまくいったのに、そのあとの見積もり作成で手が止まる。数字を間違えないように何度も計算し直して、気づけば夜になっている。
私も新卒で営業をしていたころ、見積もり作成が本当に苦手でした。計算ミスもしましたし、上司からは「見積もりを出すのが遅い」とよく怒られていました。
今はオンライン教育会社でマーケティングとセールスの責任者をしていて、見積もりや提案書を作る場面ではAIをフル活用しています。
この記事では、営業の見積もり作成がめんどくさくなる理由と、私が営業時代に苦労したこと、そして今AIを使ってどうラクにしているのかを、具体的な頼み方の例も交えてお伝えします。
営業の見積もり作成が「めんどくさい」と感じる理由
見積もり作成がめんどくさいと感じるのは、あなたの能力の問題ではありません。見積もりという仕事そのものに、面倒になりやすい理由があります。
1つ目は、ミスが許されないことです。金額を1桁間違えるだけで、信用を大きく失います。だからこそ、何度も確認する必要があり、時間がかかります。
2つ目は、毎回少しずつ条件が違うことです。人数、単価、オプション、割引。お客様ごとに条件が変わるので、毎回ゼロから考え直すことになりがちです。
3つ目は、スピードも求められることです。見積もりは、出すのが早いほど有利です。お客様の熱が高いうちに届けないと、比較検討の中で埋もれてしまいます。正確さとスピードの両方を求められるのが、見積もりの難しさです。
私が営業時代に見積もりで苦労したこと
パワーポイントと電卓で作っていた
私が新卒で営業をしていた当時は、見積もりをパワーポイントで作っていました。社内にシステムがあるわけでも、Excelのテンプレートがあるわけでもありませんでした。
一番めんどくさかったのは、計算です。人数と単価をかけて金額を出す。それを電卓でカタカタと計算して、パワーポイントに打ち込む。今思えば、かなりアナログなやり方でした。電卓を叩く速さだけは、同期の中でもなかなかのものだったと思います。
計算ミスと「遅い」という指摘
そんなやり方なので、金額の計算ミスをしたこともあります。
もう一つよく言われたのが、「見積もりを出すのが遅い」という上司からの指摘です。見積もりが遅れたことで失注したことはありませんでしたが、早ければ早いほどいいものなので、何度も怒られました。
また、見積もりはただ金額を並べればいいわけではありません。原価を計算して、そこから割り戻したときに、どこまで値引きができるのかを考える。その値引きについて、部長や社長に承認をもらう。こうした確認や手続きも含めると、1枚の見積もりにかなりの時間がかかっていました。
見積もり作成をAIでラクにする方法
ここからは、今の時代ならどうラクにできるのかをお話しします。ポイントは、計算は表計算ソフト、文章と構成はAIという役割分担です。
計算はスプレッドシートの数式に任せる
まず大事なのは、金額の計算はAIではなく、スプレッドシートの数式に任せることです。
意外に思うかもしれませんが、AIは文章を作るのは得意な一方で、数字の計算を間違えることがあります。金額のように絶対に間違えられない部分は、ExcelやGoogleスプレッドシートで「人数×単価」「小計×税率」のような数式を組んでおくのが確実です。
数式の作り方がわからなければ、そこでAIを使います。「人数、単価、割引率を入れたら、小計・値引き額・税込合計が自動で出る見積もり表の数式を作って」と頼めば、数式を教えてくれます。一度テンプレートを作ってしまえば、あとは数字を入れるだけです。電卓でカタカタやっていた当時の私に、教えてあげたい方法です。
文章と構成はAIに作ってもらう
見積もりには、金額だけでなく、サービスの内容、前提条件、有効期限、支払い条件などの説明も必要です。ここはAIが得意な部分です。
たとえば、次のように頼みます。
「法人向けの研修サービスの見積もりに添える説明文を作って。対象は従業員50名、期間は3か月。含まれるもの、含まれないもの、前提条件、見積もりの有効期限(30日)を、それぞれ箇条書きで短くまとめて」
前提条件を具体的に伝えるほど、そのまま使える下書きが出てきます。頼み方のコツは「ChatGPTの仕事での使い方」でも詳しく紹介しています。
提案書は「作る前の壁打ち」が9割
見積もりとセットで提案書を作ることも多いと思います。私が今、提案書を作るときに一番時間をかけているのは、作り始める前のAIとの壁打ちです。
最初に、どんな相手に、何を伝えたいのか、という要件をしっかり固めます。次に、資料のテイストや仕様(色、フォント、1ページの情報量など)をAIに読み込ませて、ルールを決めます。そのうえで、ページの構成と、各ページで何を伝えたいかを、AIとガチガチに詰めていきます。
ここまで決めてから資料を作り始めると、AIがほぼイメージどおりのものを出してくれます。逆に、ここを飛ばして「提案書を作って」と頼むと、何度も作り直すことになります。私の場合、ChatGPTのエージェント機能なども使いながら、この流れで提案書を作るようになって、作成のスピードが大きく上がりました。
壁打ちのときは、たとえば次のように頼んでいます。
「これから法人向けの提案書を作りたい。相手は人事部長で、課題は新人研修の負担が大きいこと。全体で8ページ程度にしたい。いきなり資料は作らず、まずページ構成と、各ページで伝えたいことを一緒に整理して。私に確認したいことがあれば、先に質問して」
最後の「先に質問して」がポイントです。AIのほうから足りない情報を聞いてくれるので、自分では気づかなかった抜け漏れも見つかります。
値引きの検討も、AIと一緒に整理する
営業時代、私が地味に時間を取られていたのが値引きの検討です。原価を計算し、割り戻して、どこまで下げられるかを考え、部長や社長に承認をもらう。この流れ自体は今も大事ですが、承認をもらうための材料づくりはAIに手伝ってもらえます。
たとえば、スプレッドシートで出した原価と利益の数字を見ながら、「この条件で10%値引きした場合と、15%値引きした場合のメリット・デメリットを、上司に説明する形で箇条書きにして」と頼みます。数字の計算はシートに任せたうえで、判断材料の整理だけをAIにお願いするイメージです。
承認する側から見ても、「なぜこの値引きが必要なのか」が整理されていると判断しやすくなります。結果として、承認までの時間も短くなります。
送付メールもAIに下書きしてもらう
見積もりができたあと、意外と手が止まるのが送付メールです。「お世話になっております」から始まって、見積もりの要点、有効期限、次のアクションまで書くと、それなりの時間がかかります。
ここもAIの出番です。「見積もり送付メールを作って。要点は3つ、有効期限は30日、次回の打ち合わせ候補日を2つ提案する形で」と頼めば、たたき台がすぐにできます。よく使う形はテンプレートとして保存しておくと、次からはさらに早くなります。
ケーススタディ:毎回ゼロから作っていたAさん
ここで、よくあるパターンを2つ紹介します。実在の人物ではなく、見積もり作成で起きやすい流れをまとめたものです。
Aさんは、見積もりを毎回ゼロから作っていました。過去の見積もりを探してコピーし、金額を手で書き換え、説明文も一から考えます。
ある日、急ぎの見積もりで、前のお客様の社名を消し忘れたまま送ってしまいました。さらに、手で書き換えた金額の一部が古いままになっていたことも発覚。お客様からの信頼を大きく損ねてしまいました。
ケーススタディ:テンプレートとAIで時短したBさん
Bさんは、まず見積もりのテンプレートをスプレッドシートで作りました。人数と単価を入れれば、合計金額が自動で計算される形です。説明文は、よく使うパターンをAIに作ってもらい、テンプレートに保存しておきました。
新しい見積もりを作るときは、数字を入れて、説明文をお客様に合わせて少し調整するだけ。最後に金額と社名を自分の目でチェックしてから送ります。Bさんは、以前の半分以下の時間で、ミスなく見積もりを出せるようになりました。
2人の違いは、AIを使ったかどうかだけではありません。ミスが起きにくい仕組みを先に作ったかどうかです。
AIに任せていいこと・任せてはいけないこと
AIは便利ですが、見積もりではとくに注意が必要です。
任せていいこと
- 説明文や前提条件の下書き
- 見積もり表の数式の作り方
- 提案書の構成案やたたき台
- 送付メールの文面
任せてはいけないこと
- 金額の計算そのもの:必ず表計算ソフトの数式で計算し、最後は自分の目で確認する
- 値引きの判断:原価や利益を踏まえた判断は、社内の承認ルールに従う
- 最終チェック:社名、金額、日付、有効期限は、送る前に必ず人の目で確認する
情報漏えいにも気をつける
もう一つ大事なのが、情報の扱いです。
私の会社では、法人向けのビジネスプランのAIを使っているので、入力した情報が外部に漏れる心配は基本的にありません。ただ、個人で契約しているAIを仕事に使う場合は、注意が必要です。
- 会社名や顧客名は入力しない(「A社」などに置き換える)
- 入力した内容をAIの学習に使わせない設定にしておく
この2つは、最低限守るようにしてください。自分の会社にAIの利用ルールがあれば、それに従うのが大前提です。
見積もりで「選ばれる営業」がやっていること
最後に、見積もりそのものの話をしておきます。営業として多くの見積もりを見てきて思うのは、選ばれる見積もりは、とにかくわかりやすいということです。
同じ金額でも、だらだらと長い文章で書かれていたり、パッと見て合計金額がどこにあるのかわからなかったり、情報が多すぎたりする見積もりは、選ばれにくくなります。お客様は、社内で稟議を通すために、その見積もりを上司に見せることも多いはずです。誰が見ても一目でわかる見積もりは、それだけで相手の手間を減らしてくれます。
選ばれる見積もりのポイントをまとめると、次のとおりです。
- 合計金額が一番目立つ位置にある
- 何が含まれていて、何が含まれていないかがはっきりしている
- 説明は短く、箇条書きで整理されている
- 有効期限や支払い条件が明記されている
- そして、早く届く
わかりやすさを確かめる方法として、送る前にAIに「この見積もりを初めて見る決裁者の立場で、わかりにくい点を3つ指摘して」と頼むのもおすすめです。自分では当たり前だと思っている専門用語や、説明の抜けに気づけます。もちろん、社名や金額などの情報は伏せたうえで使ってください。
完璧な見積もりを1回で作ろうとするより、早めにたたき台を出して、お客様の反応を見ながら直していくほうが、結果的に早く決まることも多いです。
AIで作成の時間を短くできれば、そのぶん早く出せて、わかりやすさを磨く時間も取れます。営業時代のつらかった話は、「飛び込み営業がつらいあなたへ」でも書いています。
まとめ:今日やること
見積もり作成がめんどくさいのは、正確さとスピードの両方を求められる仕事だからです。計算は数式に、文章と構成はAIに任せて、自分は確認と判断に集中しましょう。
今日から、次のことをやってみてください。
- 最近出した見積もりを1つ開き、毎回同じ作業をしている部分に印をつける
- AIに「人数・単価・割引率から合計が出る見積もり表の数式」を作ってもらい、テンプレートにする
- よく使う説明文(含まれるもの・前提条件・有効期限)をAIに作ってもらい、保存しておく
- 個人のAIアカウントを使うなら、学習に使わせない設定になっているか確認する
- 送る前のチェック項目(社名・金額・日付・有効期限)を、付箋に書いて画面の横に貼る
見積もりにかける時間が減れば、その分お客様と向き合う時間が増えます。めんどくさい作業はAIに任せて、営業にしかできない仕事に時間を使ってください。
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